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07 septembre 2012

Travailler dans un environnement de collaboration structuré

Depuis plusieurs années, les Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (NTIC) ont radicalement changées nos méthodes et nos environnements de travail. 

L’heure du Web « accessible », sans frontières et sans limites, a créé de profondes mutations. D’un espace de travail fixe comptant de petites équipes, nous sommes passés à un univers de travail regroupant des collaborateurs et des partenaires multiples, ne se situant pas nécessairement dans un même espace géographique.


Travailler avec des collaborateurs multiples

Le travail à distance, le "travail nomade" ou encore le télétravail ont alors pris tout leur sens.


Gérer et organiser son travail à l'heure du "Web accessible" à tous

 

Nous nous sommes tous posés, au moins une fois, la question suivante : comment parvenir à gérer et à organiser efficacement nos missions professionnelles en tenant compte des nouvelles méthodes de travail ?

Nous sommes plus que jamais amenés à travailler ensemble sur un même projet avec des délais qui tendent à être de plus en plus restreints. Et les temps de réaction doivent être rapides.

Les outils de "bureautique classiques" (Word, Excel, Power Point, etc.) et l'e-mail ont été, pendant un temps, une réponse satisfante à cette question. Ils ont fait leurs preuves dans de nombreuses situations.

Néanmoins, nous pouvons nous demander si ces outils, surtout l'e-mail, ne commencent pas à montrer certains signes d'essoufflement, notamment en termes d'organisation et d'efficacité ?

 

Peut-on parler aujourd'hui d'une ère post e-mail ?

 

Philippe Istria, parle de "pesanteur de l'e-mail" et présente cinq solutions pour se passer de l'e-mail.

À travers son article, Philippe Istria argumente sur les limites de l'outil révolutionnaire qu'a été l'e-mail au début des années 1990.

Il établit le constat suivant : "Vingt ans plus tard, le bilan est plus mitigé : votre boîte e-mail est submergée de messages inutiles et vous passez un temps fou à les trier, à les supprimer ou à y répondre."

Selon lui, une question se pose alors : "Est-il possible de s’affranchir du tout-e-mail  ?"

Vers une ère post e-mail
Philippe Istria répond à cette question en avançant l'idée qu'il est possible d'apprendre à s'en libérer, à condition d'adopter les bonnes pratiques nécessaires.

Parmi les solutions qu'il propose de suivre, Philippe Istria consacre une partie de son article, Tirez parti des outils collaboratifs de l'entreprise, au point de vue de Thierry Breton, PDG d'Atos, pour qui la solution pour se passer de l'e-mail est de miser sur les outils collaboratifs et les plateformes communautaires.

 

Le travail collaboratif : e-mail ou outils collaboratifs ? 
 

 

Utiliser l'e-mail comme seul outil de travail collaboratif n'est pas sans risques. Il implique de nombreuses vérifications :

  • avoir l'adresse e-mail correcte du destinataire.
  • être certain qu'il a bien reçu l'e-mail.
  • s'assurer que l'e-mail ne se trouve pas en "Spam" ou en "Courrier Indésirable".
  • ne pas envoyer de pièces-jointes qui soient trop "lourdes".
  • ne pas se perdre dans la multiplication des messages.

Or, nous travaillons sur des projets qui évoluent de plus en plus et qui doivent être modifiés rapidement et facilement. Mais il n'est pas toujours évident d'apporter des modifications à des projets de grande ou de petite envergure tant les paramètres qui les caractérisent sont nombreux. Et encore plus lorsque vos collaborateurs ne se trouvent pas dans les mêmes espaces que vous.


Travailler dans un environnement de collaboration structuré
En effet, contacter par téléphone ou par e-mail chacun des membres de votre équipe, afin de les informer des changements apportés, constitue un investissement en termes de temps non négligeable, sans avoir la certitude que chaque membre de votre équipe aura bien noté ces derniers.
 

 

Choisir de travailler dans un environnement de collaboration structuré

 

Il devient alors nécessaire d'envisager de travailler en étant "connecté"  dans un environnement de collaboration structuré permettant de suivre l'évolution de votre travail. 


C’est le pari que Planzone a choisi de tenir et de vous offrir : un espace de travail collaboratif qui propose en termes de collaboration et de gestion par projet :

  • le partage de documents.
  • la création de tâches collaboratives.
  • un espace dédié aux discussions.
  • un calendrier partagé.

 

L'un des bénéfices d'un tel environnement est, entre autre, une diminution du trafic non structuré, comme par exemple l'e-mail et le téléphone, et une meilleure vue d'ensemble de l'avancée de vos projets.


De quelle manière implémenter des solutions collaboratives au sein d'une entreprise ?

 

À cette question, plusieurs éléments de réponse peuvent être apportés. Si vous faites le choix d'implémenter des solutions collaboratives au sein de votre entreprise, il est important que tous les changements qui en découlent soient progressifs et contrôlés, afin de ne pas bouleverser tout votre univers. Vous pouvez, par exemple, faire appel à un tiers pour vous accompagner.

Il existe aussi des référentiels de pratiques en la matière qui pourront vous apporter des premiers éléments.

Nous vous invitons à vous rendre sur le Blog de Markess International, cabinet d’études indépendant spécialisé depuis 15 ans dans l'analyse de la modernisation des organisations avec les technologies du numérique.

Il propose, parmi de nombreux référentiels de pratiques, un guide sur les solutions en réponse aux nouveaux enjeux RH : un premier pas vers une réflexion sur l'implémentation d'outils collaboratifs en entreprise.



Votre équipe Planzone.

[email protected]

 

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